El COVID-19 ofrece sorprendentes oportunidades para proyectos exitosos

Al final de este artículo, los ejecutivos, los empresarios y los propietarios de los proyectos se darán cuenta, con suerte, de que al mirar a COVID-19 y ver sólo los aspectos negativos, pueden estar perdiendo oportunidades.

Cambio sin fin: la oportunidad de COVID-19

Una cosa con la que puedes contar es la necesidad de cambio. COVID-19 se ha hecho más real que en cualquier otro momento de la historia. Ya sea un cambio en el comportamiento, la protección de los trabajadores y clientes, las horas de trabajo, los procedimientos de limpieza y desinfección, el número de empleados que trabajan o los clientes que son atendidos en un momento dado; sin embargo hay un tema común: la necesidad de cambio.

COVID-19 creó nuevos desafíos para las organizaciones multiestatales acostumbradas a las normas de organización. La pandemia desafía este objetivo, ya que las empresas reciben nuevos requisitos de salud y del gobierno local y estatal. Establecer políticas que abarquen a toda la organización, por muy deseable que sea, puede no ser práctico. Debe haber flexibilidad para localizar la respuesta.

Con todo esto dicho, no puedes dejar que estos desafíos te depriman. La resistencia es la respuesta. Debes buscar oportunidades.

Buscando oportunidades

¿Dónde encuentras las oportunidades?

Los bancos, las tiendas y otros negocios orientados al cliente han innovado instalando escudos de plexiglás, creando un entorno más seguro, reduciendo la posibilidad de que los empleados o los clientes transmitan contaminantes en el aire, no sólo el virus COVID-19 sino también los de la gripe y el resfriado común.

Para las empresas que fabrican escudos, esta era una oportunidad. ¿Estuvieron haciendo escudos anteriormente, tal vez no. Los escudos pueden ser ahora una nueva línea de productos o tal vez el material era chatarra de trabajos más grandes que se habrían reciclado o desechado. De todas formas, fue una oportunidad inesperada; ¿están buscando sus oportunidades?

Si su negocio tiene una sala de exposición anticuada, la remodelación puede ser un desafío debido a la interrupción del piso de ventas, sin embargo, ahora debido a la reducción del tráfico de COVID-19, este puede ser el momento ideal para remodelar.

Los gimnasios e instalaciones similares están reorganizando el equipo para permitir el distanciamiento social. Esto tiene sentido pero, ¿es todo lo que pueden hacer? ¿Hay otras mejoras o cambios que podrían lograrse mientras la participación está disminuida?

¿Ha considerado si su organización tiene una línea de productos que no está produciendo y la fuente del problema? ¿Es una falta de conocimiento del producto por parte de la fuerza de ventas? Ahora es el momento de actualizar el programa de capacitación que puede ser impartido virtualmente o en pequeños grupos. Si bien la fuerza de ventas no está tan activamente comprometida, ¿están aprovechando esta oportunidad para eventos de capacitación?

¿Tiene un equipo, una aplicación de software, un sistema que causa una cantidad desmesurada de tiempo de inactividad o simplemente no funciona de manera eficiente? Hace varios años, fui contratado para resolver un problema de tecnología con la fuerza de ventas a distancia. El problema había sido examinado por varios técnicos, pero no podían pasar el tiempo necesario investigando. Llevó tres días resolverlo, ¿tiene desafíos similares?

¡Tómese su tiempo ahora o traiga a alguien que le ayude a encontrar sus oportunidades!

Historias de éxito en la pandemia del COVID-19

Lea este artículo sobre la finalización del aeropuerto de Salt Lake City. Salt Lake encontró el beneficio en la pandemia cuando la reducción del tráfico del aeropuerto permitió que la construcción en las áreas de pasajeros progresara a un ritmo más rápido y ahorró $300 millones de dólares y le quitó años al proyecto!

Reuniones de proyectos virtuales

Completar exitosamente los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, es un reto en el mejor de los casos. Todos los proyectos están sujetos a distracciones, modificaciones, desviación del alcance, interferencias, peticiones especiales y agendas personales, que, si se permiten, harán que un proyecto se desvíe del calendario y destruya el presupuesto. Los gerentes de negocios deben ejercer control sobre los gerentes de proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas para evitar o al menos mitigar las distracciones.

Según el PMBOK, Project Management Book of Knowledge, el control del proyecto debe ejercerse mediante reuniones personales y de equipo. En ellas, el ejecutivo o el propietario del proyecto pueden examinar la situación actual y, de ser necesario, reajustar el enfoque para asegurar que el proyecto siga en marcha o vuelva a encaminarse. Este es también el punto en el que con frecuencia se pierde el control porque las agendas individuales pueden cambiar el enfoque.

COVID-19 hace que las reuniones cara a cara sean difíciles, si no imposibles! Sin embargo, la tecnología actual puede superar esas limitaciones. Mejor aún, esta es una oportunidad para repensar el proceso. En lugar de estar atado a la presencia física de una reunión cara a cara, utilice las reuniones virtuales. Las reuniones cara a cara pueden ser difíciles de organizar debido a los horarios de los viajes u otras cuestiones. Las reuniones virtuales superan estos problemas porque son así de «virtuales». Pueden tener lugar en cualquier lugar y en cualquier momento. Las excusas para no reunirse se hacen más difíciles de justificar.

Las reuniones virtuales proporcionan más control

Las reuniones virtuales son más fáciles de controlar para el propietario del proyecto. Se pueden establecer reglas básicas que requieren que los participantes sean silenciados y el organizador puede controlar esto. Se puede exigir a los que deseen hablar que señalen ese deseo y, si la entrada se sale del tema, el organizador puede ponerle fin respetuosamente.

Mitigación del deslizamiento del alcance del proyecto

Las reuniones físicas pueden prolongarse, las reuniones virtuales no deberían ser interminables. Deberían organizarse por un tiempo determinado (30 – 60 minutos) con una agenda específica, previamente compartida, y cuando el tiempo se agota, la reunión termina. Los temas que no forman parte del proyecto deben tratarse por separado para gestionar y mitigar el arrastre del alcance.

Distanciamiento social en las reuniones del proyecto

Hoy en día, las reuniones cara a cara pierden mucho de su valor ya que practicamos el distanciamiento social y usamos máscaras. Hemos perdido los beneficios del «acercamiento» donde podemos «leer» el otro lado y ver importantes expresiones faciales. Estas son la clave para entender realmente a la otra persona.

Los encuentros virtuales no requieren máscaras o distanciamiento social: las expresiones siguen estando «al descubierto». Te sientas a una distancia normal de tu ordenador y, siempre que tengas un tamaño de pantalla decente, puedes leer las expresiones faciales.

Resumen

Después de leer este artículo, ustedes, ejecutivos y propietarios de negocios, deberían preguntarse cuáles son sus oportunidades en COVID-19? ¿Qué proyectos has pospuesto? No pierdas más tiempo: EL MOMENTO DE ACTUAR ES AHORA!

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